Согласование договора: 160 дней и куда они уходят

Процесс

Заключение доходного дополнительного соглашения — от инициации заявки до подписания финального комплекта документов, четыре укрупнённых блока.

Что было

При диагностике вскрылось: на большинстве этапов нет регламентированных сроков; несколько внутренних служб заказчика рассматривают документы последовательно вместо параллельного; часть служб повторно рассматривает уже согласованный ранее пакет документов.

Что сделали

Проведено описание, анализ и моделирование процесса по всем четырём блокам: подготовка технического задания и расчёта → согласование и формирование комплекта документов → согласование в учётной системе → согласование и подписание финального комплекта. Для каждого блока определено оптимальное время и конкретные причины потерь: отсутствие регламентированных сроков и закреплённой ответственности, последовательное вместо параллельного рассмотрение, повторное рассмотрение уже согласованного пакета, отсутствие замещения на этапах, завязанных на одного сотрудника. По каждому блоку предложены точечные решения — от регламентации сроков до перехода на параллельное согласование.

Что стало

Расчётное оптимальное время процесса — 109 рабочих дней, потенциальное сокращение — 51 рабочий день, это 32% длительности.

Экономический эффект

Более быстрый оборот доходных договоров означает более быстрое поступление выручки по ним и меньшую управленческую нагрузку на согласующие стороны. Устранение повторного рассмотрения уже согласованных документов дополнительно снижает непроизводительные трудозатраты внутренних служб.

Масштабирование

Подход — регламентация сроков, переход на параллельное согласование, устранение повторных проверок — применим к другим типовым договорным процессам по тому же рамочному договору.